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Resort Manager
Resort Manager è il pacchetto integrato completo di tutto il sistema di gestione della proprietà alberghiera di Resort Manager. Fornendo i moduli essenziali di Front Desk, Prenotazioni e Point of Sales insieme ai moduli Finance e Inventory Control (e molto altro), Resort Manager è il sistema completo e completo ideale per hotel di dimensioni medio-grandi e ville boutique.
Resort Manager contiene tutti i moduli per:
Soluzioni
Reception
Prenotazioni
Stato della camera
Rapporti con gli ospiti
Punto vendita
Segnalazione
Back Office
Finanza
Controllo dell'inventario
Resort Manager opera su una base multi-valuta, multilingue e multiutente e tutti i sistemi di gestione dell'hotel sono completamente integrati. Ciò significa che gli errori nell'immissione dei dati vengono eliminati e l'efficienza è aumentata in tutta l'azienda. Di seguito puoi vedere le caratteristiche del sistema di gestione dell'hotel.
Reception
Il modulo Front Desk copre tutte le operazioni generali della reception: prenotazioni walk-in, ospiti interni, promemoria delle attività e elenchi telefonici. Contiene anche la procedura guidata per l'audit notturno per semplificare la chiusura delle transazioni commerciali di fine giornata e avviare il sistema in un nuovo giorno lavorativo. Questo è un buon vantaggio per avere un sistema di gestione della proprietà.
Tutte queste operazioni hanno selezioni preimpostate, solitamente assegnate da un manager e controllate dagli strumenti Impostazioni.
Gli ospiti walk-in sono prenotati alla reception.
La funzione Check-In Wizard guida l'operatore attraverso tutte le fasi necessarie per prenotare l'ospite o gli ospiti inaspettati.
La procedura guidata di check-in garantisce:
• disponibilità della tipologia di camera richiesta per la durata del soggiorno richiesta.
• assegnazione di una camera idonea e pulita.
La sezione Guest In-house del modulo Front Desk copre tutti gli ospiti che soggiornano nel resort, nonché i loro folio della scrivania.
Tutti i folio degli ospiti, dei gruppi e dei visitatori (scrivania) sono facilmente accessibili.
Date di check-in e check-out facili da visualizzare, insieme al saldo corrente degli addebiti in folio.
Una semplice funzione di ricerca consente all'operatore di inserire tutto o parte del nome di un ospite per visualizzare i dettagli della sua camera e le date di check-in e check-out.
Il personale della reception può determinare rapidamente a quale stanza indirizzare le chiamate o lasciare messaggi, se necessario.
Una semplice funzione di ricerca consente all'operatore di inserire tutto o parte del nome di un ospite per visualizzare i dettagli della sua camera e le date di check-in e check-out.
Il personale della reception può determinare rapidamente a quale stanza indirizzare le chiamate o lasciare messaggi, se necessario.
Il personale impegnato della reception può essere sommerso dalle richieste degli ospiti, dai compiti amministrativi e dalle telefonate in arrivo. Gli appunti scritti rapidamente possono essere facilmente smarriti e trascurati dal turno successivo. La funzione Attività centralizza tutte le attività da svolgere in modo che tutto il personale possa controllare a colpo d'occhio ciò che è in sospeso e richiede un'attenzione immediata. L'apertura di qualsiasi voce fornisce ulteriori dettagli sull'attività: da chi è stata impostata e assegnata l'attività, nonché lo stato di avanzamento del completamento.
La funzione di ricerca esegue una ricerca sull'intero sistema alberghiero: prenotazioni, folio e gruppi. È possibile eseguire una ricerca anche su prenotazioni future, prenotazioni dello scorso anno o qualsiasi data richiesta.
Le prenotazioni annullate possono anche essere riaperte tramite Ricerca se la prenotazione è per la data odierna.
Prenotazioni
Il modulo Prenotazioni copre tutto ciò che accade prima dell'arrivo dell'ospite: prenotazioni, record degli ospiti, assegnazione delle camere, richieste speciali ecc.
È disponibile una funzione di calendario della stanza con filtro personalizzato che consente anche di eseguire una rapida "ottimizzazione della stanza". La funzione di disponibilità fornisce al personale della reception tutte le informazioni necessarie sulla disponibilità imminente delle camere, comprese le tariffe e periodi di sconti speciali. In conclusione, scopo del sistema di prenotazione alberghiera è tenere traccia di ogni movimento.
I moduli di prenotazione vengono generati automaticamente tramite prenotazioni OTA (Online Travel Agent) o possono essere compilati manualmente da altre fonti.
Gli ospiti di ritorno vengono rilevati automaticamente, i soggiorni passati ei dettagli possono essere visualizzati e compilati automaticamente.
Disponibilità della tipologia di camera richiesta e assegnazione di una camera.
Richieste specifiche degli ospiti, note e articoli di inventario aggiuntivi sono stati tutti gestiti.
La ricezione, la registrazione e la gestione delle prenotazioni. La funzione Prenotazioni contiene un elenco di tutte le prenotazioni esistenti e annullate nel sistema. Da Prenotazioni è possibile eseguire ulteriori azioni come: effettuare nuove prenotazioni, effettuare il check-in degli ospiti, cancellare le prenotazioni, stampare il modulo di check-in degli ospiti e inviare lettere di posta elettronica standard per gli ospiti.
La funzione Prenotazioni contiene più modalità di ricerca e filtro per consentire all'operatore di accedere alle informazioni sulla prenotazione in più categorie.
Le prenotazioni di gruppo richiedono una gestione leggermente diversa e la funzione Gruppi Resort Manager assicura che i dettagli necessari vengano inseriti e registrati.
Il Calendario delle camere mostra tutte le prenotazioni che sono state effettuate ea cui è stata assegnata una camera.
Le camere sono codificate a colori e possono essere ulteriormente filtrate dai servizi.
Per i boutique resort e gli hotel con un numero limitato di camere/ville (meno di cento) è altamente consigliabile assegnare le camere immediatamente al momento della prenotazione per garantire la disponibilità ed evitare di spostare gli ospiti da una camera all'altra.
La funzione Calendario camere fornisce una visualizzazione rapida e semplice dell'occupazione e dello stato della prenotazione e consente di eseguire facilmente l'ottimizzazione delle camere per il massimo utilizzo delle risorse delle camere dell'hotel.
Il grafico Disponibilità mostra la disponibilità attuale e futura delle camere dell'hotel e l'attuale tasso di occupazione percentuale per data. Questa funzione è per la visualizzazione ed è estremamente utile quando si risponde a domande telefoniche sulla disponibilità e sulle tariffe delle camere.
Passa il cursore del mouse su qualsiasi camera per una data futura e si apre una casella che mostra tutte le tariffe applicabili e il soggiorno minimo di notti.
La sezione inferiore della casella Disponibilità mostra gli articoli dell'inventario. Si tratta di articoli di cui l'hotel dispone solo di uno stock limitato e che possono essere prenotati in anticipo. L'operatore può utilizzare questa funzione per verificare rapidamente la disponibilità di questi articoli per una o più date di prenotazione particolari.
Tutte le opzioni di selezione Prenotazioni, Front Office, Generale, Pulizie e Operatore telefonico sono controllate dallo strumento Impostazioni.
C'è un record per ogni camera del resort e i record contengono i dettagli relativi alla camera, inclusa la proprietà e i servizi.
Le tariffe delle camere dipendono da diversi fattori: il tipo di camera, il piano tariffario e le date delle prenotazioni. Questi possono essere sovrascritti quando necessario.
Lo strumento Folio Item Maintenance crea elenchi completi di servizi per gli ospiti comunemente utilizzati, come elenchi di biancheria, contenuto del minibar, pacchetti turistici, spa ecc. Ciò garantisce che il processo di fatturazione sia standardizzato e contenga prezzi, costi di servizio, tasse applicabili, disponibilità e codici ricavo corretti.
Il GDS (Global Distribution System) fornisce una connessione in tempo reale tra il sistema RM e migliaia di agenzie di viaggio online (OTA). Gli aggiornamenti dell'hotel su disponibilità, tariffe ecc. Vengono inviati al GDS a intervalli regolari e aggiornati automaticamente su tutti i siti OTA. Quando le prenotazioni vengono effettuate tramite un'OTA, il GDS crea automaticamente una prenotazione nel sistema di prenotazione dell'hotel. (Modulo aggiuntivo)
Stato della camera: pulizie
Il modulo Room Status mostra una griglia di tutte le camere dell'hotel. Ciò consente alle pulizie di visualizzare lo stato di ogni camera a colpo d'occhio. Fondamentalmente. lo stato di ogni camera può essere rapidamente regolato da un menu a tendina o, per le attività di pulizia comuni, tramite un'azione di pulsante "clic".
Il modulo Room Status mostra una griglia visiva di tutte le camere dell'hotel. Le pulizie possono visualizzare:
• dettagli sulla posizione di ogni stanza
• tipo di stanza.
• nome dell'ospite occupante, con date di check in e check out.
• stato attuale, codificato a colori, di ogni stanza.
• data dell'ultimo cambio di lenzuola e biancheria.
Rapporti con gli ospiti
Il modulo Relazioni con gli ospiti contiene un record completo di tutti gli ospiti dell'hotel, indipendentemente dal fatto che abbiano soggiornato in casa o abbiano utilizzato le strutture del resort.
C'è un record per ogni ospite dell'hotel. Questo può essere utilizzato come riferimento e per garantire un servizio di ospitalità personalizzato.
Insieme ai soliti dettagli dell'ospite atteso, ci sono blocchi di voci per Commenti, Mi piace e Non mi piace e una casella di controllo di avviso.
Inoltre, ci sono campi per i numeri fedeltà e uno spazio per visualizzare una fotografia dell'ospite per garantire il riconoscimento da parte del personale del front desk.
Inoltre, ci sono pulsanti di menu per aprire un modulo di informazioni di contatto dettagliato e un modulo demografico, inclusa la voce per il coniuge con DOB per i promemoria di compleanno.
Impedisci voci e correzioni duplicate con Copia e unisci.
Seleziona i dettagli dell'ospite da includere e quelli da ignorare.
Export Guests è il potente strumento per il marketing.
Esistono tre campi, operatori e valori da includere o escludere nell'elenco totale degli ospiti dell'hotel per definire la ricerca.
Sono presenti caselle di controllo per selezionare i campi da visualizzare.
E una funzione di esplorazione per assegnare la cartella di destinazione per l'output selezionato.
I resort possono spesso desiderare di emettere buoni come parte di un sistema di ricompensa, premi per funzioni ecc.
La funzione Buoni controlla l'emissione, l'annullamento e l'estensione dei buoni.
La casella delle informazioni
alla fine di ogni riga del voucher si apre una casella che mostra i dettagli, incluso quando il voucher è stato utilizzato e da chi.
Punto vendita (PoS)
Il Punto vendita il modulo è la spina dorsale di tutti i pacchetti Resort Manager. È progettato per l'uso in ristoranti, bar, night club e negozi, ovunque si effettuino vendite in contanti, crediti o conti. La barra dei menu per il client PoS può essere vista sopra. Quando è impostato, la maggior parte dei processi aziendali ripetitivi possono essere eseguiti automaticamente dal sistema Resort Manager.
Questo modulo altamente versatile riduce sostanzialmente qualsiasi margine di errore umano e copre più punti di assistenza. È facile da usare e funziona in qualsiasi lingua o valuta sia richiesta.
Un'azienda ha spesso più stazioni e punti vendita, ad esempio bar, ristoranti, spa ecc. E deve definire quali prodotti ciascuna stazione può vendere. Per ogni stazione viene impostato un menu di gruppo che garantisce la disponibilità dei prodotti corretti per la stazione.
Le categorie possono essere aggiunte, eliminate o disattivate. L'elenco può essere ordinato per comodità.
È possibile aggiungere punti vendita secondo necessità.
Product List Maintenance contiene un elenco di tutti i prodotti nel sistema Point of Sales, dettagliatamente: gruppo di prodotti, descrizione della produzione, costi e sconti, tasse e molto altro.
Aggiungi un nuovo prodotto e inserisci tutti i dettagli applicabili per gestire l'aspetto, la posizione, i costi e i controlli di sconto di un nuovo prodotto. Queste impostazioni determinano il modo in cui il cassiere visualizzerà e utilizzerà il prodotto nella schermata del registro dei cassieri del punto vendita (PoS).
È possibile inserire un'immagine del prodotto da visualizzare sullo schermo del terminale PoS.
La scheda Inventario può collegarsi al controllo delle scorte, al prezzo unitario originale, alla percentuale di ricarico ecc.
Utilizzare Manutenzione elenco prodotti per definire un prodotto e per gestire e controllare tutti i suoi dettagli.
I terminali PoS possono essere facilmente aggiunti o eliminati e a ciascuno viene assegnato un nome individuale e assegnato a un punto vendita.
L'interfaccia utente e le impostazioni amministrative per ogni terminale vengono applicate qui.
Vengono inoltre impostati gli importi Fast Cash e i codici conto pagamento in entrata / uscita.
Imposta facilmente i modificatori di articoli comunemente disponibili per un ordine cliente.
Particolarmente utile quando le scelte di menu offrono al cliente più opzioni per personalizzare il proprio ordine (costruire il proprio panino, pizza, ecc.)
Assicurati che sia incluso il costo aggiuntivo corretto, così come il servizio e le tasse se applicabili.
Ci sono molti altri strumenti e funzionalità utili integrati nel sistema PoS.
I messaggi in cucina consentono ai camerieri di aggiungere ulteriore testo esplicativo all'ordine. Ciò verrebbe normalmente fatto con note scritte a mano che possono essere facilmente fraintese. Un ordine chiaro dal cliente alla cucina evita errori che richiedono tempo e garantisce la soddisfazione del cliente. Ulteriori messaggi di cucina possono essere aggiunti al sistema quando richiesto.
Imposta lo strumento Orari per gli sconti "Happy Hours", "Early Bird" ecc.
Chiudi gli affari di fine giornata con il minimo sforzo e scartoffie con End of Day Wizard.
La procedura guidata di fine giornata guiderà l'operatore attraverso il processo assicurandosi che tutte le fatture della giornata siano state chiuse e che tutti i terminali siano stati correttamente disconnessi.
Segnalazione
Report dettagliati e accurati giornalieri e retrospettivi sono essenziali per la gestione finanziaria e il progresso di qualsiasi attività. La direzione del resort gestisce e distribuisce i rapporti tutte le volte che è necessario. I rapporti possono essere filtrati per un esame specifico dei dettagli. Tutti i rapporti sono stampabili o distribuiti in modo appropriato tramite e-mail autorizzate.
Back Office
L'opzione Impostazioni di back office del modulo Finanza è dove le impostazioni finanziarie aziendali vengono create, visualizzate e modificate in tutto il sistema Resort Manager.
Un conto è un record univoco di ogni tipo di attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. Il piano dei conti è la base di qualsiasi sistema contabile e rappresenta un elenco completo di ogni conto nel sistema. Il piano dei conti deve essere creato prima che qualsiasi transazione possa essere elaborata.
È possibile aggiungere nuovi account secondo necessità.
Gli account possono essere modificati, eliminati o disattivati.
Le definizioni del giornale sono un modello di un insieme predeterminato di conti da utilizzare durante l'inserimento delle transazioni. Viene creata una serie di modelli per consentire l'elaborazione di transazioni regolari con errori di immissione dei dati minimi. Molte transazioni inserite manualmente nel sistema sono identiche, cambiano solo la data e gli importi. Queste definizioni del giornale di registrazione predefiniranno i codici conto, i prompt di riga, i debiti/accrediti ecc. per evitare di doverli selezionare ogni volta che viene inserito un particolare tipo di transazione.
Quest'area viene utilizzata per definire i "conti di controllo". Esistono alcuni codici conto tratti dal piano dei conti che hanno significati speciali e vengono utilizzati per compiti specifici.
È possibile impostare la percentuale del costo del servizio e impostare i codici conto per: Ratei • Controllo di crediti e debiti • Costo del servizio • Ratei del Foglio dell'ospite • Sconto cliente • Sconto fornitore • Addebito camera d'albergo • Deposito hotel • Telefonate • Conto mance spa
C'è una funzione aggiuntiva per aggiungere uno o più dettagli del conto bancario del resort.
I budget possono essere applicati a qualsiasi account, ma sono più comunemente applicati ai conti Entrate, Costo delle vendite e Uscite per monitorare i progressi rispetto alle aspettative.
Seleziona un account dal piano dei conti e apri una finestra di dialogo Budget per quell'account. Immettere i budget richiesti per il periodo di tempo. Utilizza la freccia Copia budget per completare rapidamente il modulo e apportare le modifiche necessarie in qualsiasi momento.
Finanza: contabilità generale
La sezione Finanza o Contabilità generale dell'Resort Manager si basa sulla contabilità in partita doppia. Quando viene impostato, il sistema finanziario definisce e gestisce automaticamente tutte le transazioni commerciali. Il sistema semplifica il corretto inserimento delle transazioni e riduce notevolmente qualsiasi margine di errore umano. Serve come sistema di contabilità dell'hotel.
Tutte le transazioni finanziarie dell'hotel per l'attività verranno visualizzate nella contabilità generale per il controllo e il controllo da parte del reparto finanziario. Il sistema genera automaticamente una serie di rapporti di gestione che il reparto finanziario può utilizzare per l'analisi e la pianificazione dettagliate.
L'immissione della transazione è la base di tutti i record finanziari inseriti nel sistema Resort Manager e contiene i dettagli di tutti i movimenti finanziari tra i conti.
Quando si registra una transazione contabile, un conto viene addebitato e un altro conto viene accreditato. In alcuni casi, due o più conti possono ricevere l'addebito o l'accredito. Ma l'importo totale del debito deve essere uguale all'importo totale del credito in modo che il saldo sia zero.
Il sistema Resort Manager consente di creare più modelli per facilitare le attività quotidiane di immissione delle transazioni dell'utente finale e ridurre notevolmente la possibilità di errore umano.
Molte delle transazioni finanziarie inserite possono essere registrate automaticamente dal sistema (se tutte le informazioni richieste sono corrette, preimpostate e sbloccate). Se una transazione non viene approvata, il sistema visualizza un messaggio indicando il motivo della mancata approvazione.
Selezionare qualsiasi voce di transazione nella casella Approva transazione per aprire il modulo della transazione originale da visualizzare o modificare.
È possibile approvare più transazioni contemporaneamente. Una volta approvata, una transazione viene registrata e aggiunta al libro mastro permanente e non può essere eliminata.
Utilizzare i tassi di valuta per impostare i tassi di valuta a breve termine che sovrascrivono i tassi di default impostati nei codici valuta. I tassi sono facilmente aggiornati su base regolare per riflettere le variazioni dei tassi di cambio.
Un pulsante con un solo tocco consente all'utente di aggiungere rapidamente un nuovo tasso di valuta, applicando un nuovo tasso e stabilendo l'intervallo di date effettive per questo ratto
Tutte le transazioni finanziarie vengono registrate all'interno di un periodo finanziario. I periodi finanziari si basano su mesi e anni a partire dalla data di inizio del sistema (definita durante l'installazione iniziale).
La Procedura guidata per la chiusura del periodo finanziario guida l'utente attraverso il processo assicurando che tutte le transazioni per il periodo da chiudere siano state registrate e approvate.
La procedura guidata richiede all'utente di stampare i rapporti finanziari di contabilità generale: Riepilogo bilancio di verifica • Bilancio di verifica completo • Varianza budget • Registro conti cassa • Riepilogo giornale di registrazione
Una volta stampati i report necessari, il periodo viene bloccato per evitare ulteriori transazioni e, se questo è il periodo finale dell'anno, i saldi di chiusura vengono trasferiti ai saldi di apertura dell'anno successivo.
Finanza: contabilità fornitori e crediti
I conti sono i soldi pagati da un'azienda: Contabilità fornitori (A / P) e i soldi versati in un'azienda: Contabilità clienti (A / R).
Clienti e Fornitori vengono inseriti nel sistema tramite un semplice form. Tutti i dati di contatto sono registrati e sono facilmente recuperabili.
I dettagli possono essere modificati, eliminati o (se già utilizzati come parte di una transazione finanziaria) disattivati.
I termini e le condizioni applicabili applicabili vengono inseriti e applicati automaticamente a tutte le transazioni.
L'ultima fattura e l'ultimo pagamento vengono visualizzati sullo schermo e l'intera cronologia delle transazioni è disponibile tramite Cronologia fornitori da cui è possibile accedere alle fatture e ai pagamenti originali.
Creare, salvare, annullare e registrare fatture di contabilità fornitori per un fornitore o fornitore di servizi e fatture di contabilità clienti per un cliente.
Un semplice modulo che calcola automaticamente il prezzo unitario.
È possibile applicare e convertire diverse valute utilizzando le impostazioni Periodo o Tasso fisso.
Selettore fatture in uscita e in uscita ricerca e recupera le fatture in base a una varietà di opzioni di filtro.
Una nota di credito fornitore viene in genere utilizzata quando un prodotto viene restituito per un rimborso, quando l'importo di una fattura è stato sovrastimato o in altre circostanze in cui il venditore deve restituire denaro all'azienda o l'azienda deve restituire denaro al cliente ( Nota di accredito commerciale).
Il sistema RM compensa l'importo con le fatture in sospeso che devono essere pagate al venditore o dal cliente.
I conti delle entrate applicabili vengono quindi accreditati o addebitati sull'importo totale della nota di credito.
Questo strumento consente all'azienda di creare e registrare preventivi per potenziali clienti. Le quotazioni per i fornitori vengono effettuate tramite il modulo Acquisti.
I dettagli del cliente e le date di validità dell'offerta vengono registrati.
Dettagliare e ripartire i costi dei prodotti e / o servizi
È possibile selezionare metodi di pagamento e opzioni di valuta.
Una volta che il cliente ha accettato il preventivo, è possibile creare automaticamente una fattura dalla schermata del preventivo.
Controllo dell'inventario: magazzino
Articoli in magazzino contiene tutti i materiali e prodotti (deperibili e non deperibili) acquistati da un'azienda e portati in negozio per essere conservati fino a quando non vengono richiesti.
Esiste un'implicazione finanziaria per il controllo e la gestione di tutti gli articoli di magazzino come costi e beni. Affinché un'azienda possa funzionare in modo efficiente, il controllo delle scorte deve essere gestito e monitorato con attenzione. Il modulo Stock Resort Manager automatizza gran parte del lavoro di controllo delle scorte per mantenere un controllo accurato delle scorte.
Prima di effettuare qualsiasi acquisto, è necessario creare una scheda di registrazione dello stock per l'articolo. L'importanza del controllo dell'inventario negli hotel è per scopi di monitoraggio. Può anche essere utilizzato nelle Ricette per punti vendita per calcolare il costo dei prodotti venduti.
* È disponibile una funzione aggiuntiva quando viene effettuato un "Acquisto diretto", ad esempio qualcuno va direttamente in un negozio per acquistare qualcosa per un utilizzo immediato.
Lo strumento Ricette standard viene utilizzato per creare ricette "all'ingrosso" per zuppe, salse, ecc. che vengono poi vendute così come sono o utilizzate in altre ricette. Queste ricette vengono preparate alla rinfusa e poi conservate in porzioni in modo che siano rapidamente disponibili per l'uso in altre ricette.
Per prima cosa è necessario creare un codice magazzino per una ricetta standard per registrare la quantità e il costo del prodotto finito.
Man mano che le consegne di ingredienti ordinate vengono ricevute e registrate, il sistema aggiorna automaticamente i prezzi per tutte le ricette e le voci che contengono gli articoli ricevuti. Il prezzo di costo per qualsiasi ricetta può essere visualizzato e utilizzato nei report delle ricette.
Una volta che un ordine per gli articoli in stock è stato consegnato o ritirato, i dettagli vengono registrati e i livelli delle scorte adeguati.
Inoltre, se è stato richiesto un servizio, la ricezione dell'ordine è anche il luogo in cui verrà inserito un record di questo servizio completato, ad esempio la manutenzione del condizionatore d'aria.
Lo strumento Emissione viene utilizzato per emettere manualmente le scorte. Viene utilizzato per qualsiasi articolo in stock che non passa attraverso il sistema del punto vendita ma viene comunque utilizzato, ad esempio articoli utilizzati in una colazione a buffet, pulizie quando si riforniscono carrelli con mini shampoo per rifornire i bagni degli ospiti ecc.
Tutti gli articoli in stock devono avere sia un'unità di acquisto che un'unità di emissione. Le opzioni che possono essere selezionate nel modulo Record di magazzino sono definite qui.
All'interno del modulo Stock ci sono diversi elenchi standard da cui è possibile scegliere i valori. Nell'inventario delle scorte, ad esempio, potrebbero essercene due: Market List e Stock Category.
Tutti gli articoli in magazzino vengono generalmente controllati regolarmente. Il sistema RM fornisce uno strumento di controllo personalizzabile per accelerare il processo e garantire che tutti gli articoli di magazzino richiesti siano inclusi.
L'Auditor Selector consente di filtrare e selezionare singoli articoli in magazzino e categorie di prodotti per l'audit e stampa moduli di audit "ciechi", ovvero la persona che esegue l'audit sa quali articoli contare ma non sa quanti articoli il sistema prevede di avere in magazzino .
I risultati dell'audit completato vengono restituiti al sistema e qualsiasi discrepanza può quindi essere gestita classificando in cause appropriate, ad esempio deterioramento, ecc.
Controllo dell'inventario: acquisti
L'acquisto si riferisce al processo aziendale di acquisizione di beni o servizi per raggiungere gli obiettivi dell'azienda.
Il normale modello di business per l'acquisto di beni e servizi viene avviato creando una richiesta di acquisto. Una volta approvata la richiesta di acquisto, è possibile creare un ordine di acquisto che sarà poi sottoposto a un ulteriore processo di approvazione. L'intero processo è gestito tramite il sistema Resort Manager.
Un ulteriore processo di semplificazione è disponibile per l'acquisto di merci deperibili e in rapido movimento di uso quotidiano da parte dei Dipartimenti F&B, attraverso il processo Market List.
E per i casi in cui un membro del personale deve recarsi direttamente in un negozio per acquistare un articolo, è possibile utilizzare il processo di acquisto diretto.
Le richieste di acquisto sono un processo interno in base al quale un membro del personale pertinente invia una richiesta di acquisto per acquistare beni o servizi all'alta dirigenza o al reparto acquisti per l'approvazione. Questo è l'inizio del processo di acquisto.
Il processo di acquisto dell'approvazione può essere facilmente monitorato con i pulsanti di approvazione del semaforo.
Come con molti moduli RM, è disponibile un'utile area di commento per eventuali note pertinenti sull'acquisto richiesto da effettuare.
Gli ordini di acquisto sono facili da completare con sei livelli di stato: In attesa di approvazione, Rifiutato, Approvato, Annullato, Emesso e Chiuso.
Le fasi di approvazione sono autorizzate inserendo i numeri PIN per le misure di sicurezza.
Molti campi del modulo vengono compilati automaticamente dal sistema.
Gli ordini di acquisto rispettano tutte le regole e i livelli di acquisto preimpostati.
Sono disponibili opzioni di valuta e tasso di cambio. Viene aggiunta l'imposta applicabile, viene mostrato l'ultimo prezzo dell'articolo registrato e tutti i calcoli del saldo dell'ordine vengono generati dal sistema per garantire la precisione.
A tutti i nuovi account utente per il sistema viene assegnato un livello di sicurezza che stabilisce il livello al quale sono autorizzati ad approvare un acquisto se il lavoro è appropriato. Quali livelli sono richiesti per autorizzare ordini di acquisto di valore variabile sono definiti nei livelli di acquisto.
Regole di acquisto è dove vengono impostate le regole del processo di acquisto. Non c'è limite al numero di regole che possono essere impostate.
Viene impostato un valore di acquisto massimo in modo che gli acquisti meno costosi possano essere autorizzati dai responsabili di reparto per soddisfare le normali esigenze di reparto. Poiché il valore di acquisto di beni e servizi aumenta, è necessaria un'autorizzazione di alto livello.
È possibile impostare il numero di preventivi per una richiesta di acquisto costosa. La richiesta di acquisto può anche essere selezionata per includere l'autorizzazione dal Controllo dei costi per garantire che l'acquisto sia necessario e non sia già in stock da qualche parte e che ci siano fondi disponibili per l'acquisto.
Una volta impostate le regole di acquisto, il sistema richiederà le approvazioni e i preventivi assegnati su tutti gli ordini di acquisto.
Un processo più veloce e semplificato del normale è necessario affinché i dipartimenti F&B ordinino e ricevano merci deperibili e in rapido movimento su base giornaliera o comunque spesso richiesto. A questo scopo specifico viene utilizzato un elenco di mercato compilato giornalmente.
Gli articoli deperibili e in rapida evoluzione che possono essere utilizzati in un elenco di mercato sono impostati nel modulo Stock di Resort Manager.
La Print Market List crea una lista della spesa cartacea stampabile basata sulle categorie di mercato.
Ci sono spesso occasioni in cui è richiesto l'acquisto immediato e diretto di un articolo aziendale. Qualcuno va direttamente in un negozio per acquistare un articolo in stock per un utilizzo immediato; non è pratico o tempestivo eseguire il consueto processo di acquisto.
Una registrazione dell'acquisto viene effettuata nel sistema tramite Acquisti: Acquisto diretto e la spesa per l'utilizzo del prodotto viene addebitata direttamente al reparto interessato. Gli articoli acquistati non vengono tracciati tramite il modulo Stock.