Resort Manager
Resort Manager es el paquete integrado completo de todo el sistema de gestión de propiedades hoteleras de Resort Manager. Proporcionando módulos esenciales de Recepción, Reservas y Punto de Venta junto con módulos de Finanzas y Control de Inventario (y más), Resort Manager es el sistema completo e integral ideal para hoteles medianos y grandes y villas boutique.
Resort Manager contiene todos los módulos para:
Soluciones

Mostrador

Reservaciones

Estado de la habitación

Relaciones con los huéspedes

Puntos de venta

Reportando

Back Office

Finanzas

Control de inventario
Resort Manager opera sobre una base multiusuario multilingüe y multidivisa, y todos los sistemas de gestión hotelera están completamente integrados. Esto significa que se eliminan los errores en la entrada de datos y aumenta la eficiencia en toda su empresa. Puede ver a continuación las características del sistema de gestión del hotel.
Mostrador

El módulo de Recepción cubre todas las operaciones generales de la recepción: reservas sin cita previa, invitados internos, recordatorios de tareas y directorios telefónicos. También contiene el Asistente de auditoría nocturna para simplificar el cierre de las transacciones comerciales al final del día e iniciar el sistema en un nuevo día hábil. Este es un buen beneficio por tener un sistema de administración de propiedades.
Todas estas operaciones tienen selecciones preestablecidas, generalmente asignadas por un administrador y controladas por las herramientas de Configuración.
Walk-in guests are booked in at Front Desk.
The Check-In Wizard feature guides the operator through all the necessary stages to book in the unexpected guest(s).
El asistente de registro garantiza:
• availability of the requested room type for the requested duration stay.
• allocation of a suitable, clean room.
La sección Guest In-house del módulo Front Desk cubre a todos los huéspedes que se alojan en el resort, así como a los folios de su escritorio.
Todos los folios de invitados, grupos y visitantes (escritorio) son fácilmente accesibles.
Fácil de ver las fechas de entrada y salida, junto con el saldo corriente de los cargos en folio.
An easy search feature allows the operator to enter all or part of a guest name to bring up details of their room and check-in and check-out dates.
El personal de recepción puede determinar rápidamente a qué sala dirigir las llamadas o dejar mensajes, si es necesario.
An easy search feature allows the operator to enter all or part of a guest name to bring up details of their room and check-in and check-out dates.
El personal de recepción puede determinar rápidamente a qué sala dirigir las llamadas o dejar mensajes, si es necesario.

La función de búsqueda realiza una búsqueda en todo el sistema del hotel: reservas, folios y grupos. También se puede realizar una búsqueda en futuras reservas, reservas del año pasado o en cualquier fecha requerida.
Cancelled bookings can also be re-opened through Search if the booking is for today’s date.
Reservaciones

El módulo de Reservas cubre todo lo que sucede antes de que llegue el huésped: reservas, registros de huéspedes, asignación de habitaciones, solicitudes especiales, etc.
Hay una función de calendario de habitación de filtro personalizado que también permite realizar una rápida "optimización de la habitación". La función de disponibilidad proporciona al personal de recepción toda la información que necesitan sobre la próxima disponibilidad de habitaciones, incluidas las tarifas y los períodos de descuento especiales. En conclusión, el propósito del sistema de reservas de hotel es mantenerse al día con cada movimiento.
Los formularios de reserva se generan automáticamente a través de reservas OTA (agente de viajes en línea) o se pueden completar manualmente desde otras fuentes.
Los huéspedes que regresan se detectan automáticamente, las estancias pasadas y los detalles se pueden ver y completar automáticamente.
Disponibilidad del tipo de habitación solicitada y asignación de una habitación.
Se gestionan solicitudes específicas de los huéspedes, notas y artículos de inventario adicionales.
The receiving, recording, and managing of reservations. The Reservations feature contains a list of all the existing and cancelled reservations in the system. From Reservations it is possible to perform further actions such as: making new reservations, checking in guests, cancelling reservations, printing guest Check-In form and issuing standard email letters for guests.
La función de Reservas contiene varios modos de búsqueda y filtro para permitir que el operador acceda a la información de reservas en varias categorías.
Group bookings require slightly different handling, and the Resort Manager Groups feature ensures that necessary details are entered and recorded.
El calendario de la habitación muestra todas las reservas que se han realizado y a las que se ha asignado una habitación.
Las habitaciones están codificadas por colores y se pueden filtrar por servicios.
For boutique resorts and hotels with limited rooms/villas (less than one hundred) it is highly advisable to allocate rooms immediately on booking to ensure availability and avoid moving guests from room to room.
The Room Calendar feature provides quick and easy viewing of occupancy and booking status and allows easy to perform room optimisation for maximum use of the hotel’s room resources.
The Availability chart shows the current and future availability of rooms in the hotel and the current percentage occupancy rate by date. This feature is for viewing and is extremely useful when answering telephone enquiries about availability and room rates.
Coloque el cursor sobre cualquier habitación para una fecha futura y se abrirá un cuadro que muestra todas las tarifas aplicables y la estadía mínima de noches.
La sección inferior del cuadro Disponibilidad muestra los artículos de inventario. Estos son artículos de los que el hotel tiene un stock limitado y que se pueden reservar con anticipación. El operador puede usar esta función para verificar rápidamente la disponibilidad de estos artículos para una (s) fecha (s) de reserva en particular.
Todas las opciones de selección de Reservas, Recepción, General, Limpieza y Operador telefónico están controladas por la herramienta Configuración.
Hay un registro para cada habitación en el complejo y los registros contienen detalles sobre la habitación, incluida la propiedad y las comodidades.
Las tarifas de las habitaciones se establecen en función de varios factores: el tipo de habitación, el plan de tarifas y las fechas de las reservas. Estos se pueden anular cuando sea necesario.
The Folio Item Maintenance tool creates complete lists of commonly used guest services, such as laundry lists, mini-bar contents, tour packages, spa etc. This guarantees the billing process is standardised and contains prices, service charges, applicable taxes, availability, and correct revenue codes.
El GDS (Sistema de distribución global) proporciona una conexión en tiempo real entre el sistema RM y miles de agencias de viajes (OTA) en línea. Las actualizaciones del hotel sobre disponibilidad, tarifas, etc. se envían al GDS a intervalos regulares y se actualizan automáticamente en todos los sitios OTA. Cuando las reservas se realizan a través de una OTA, el GDS crea automáticamente una reserva en el sistema de reservas del hotel. (Módulo adicional)
Estado de la habitación: limpieza

El módulo Estado de la habitación muestra una cuadrícula de todas las habitaciones del hotel. Esto permite que Housekeeping vea el estado de cada habitación de un vistazo. Básicamente. el estado de cada habitación se puede ajustar rápidamente mediante un menú desplegable o, para las tareas comunes de limpieza, mediante la acción del botón "hacer clic".
El módulo Estado de la habitación muestra una cuadrícula visual de todas las habitaciones del hotel. El servicio de limpieza puede ver:
• detalles de ubicación de cada habitación
• type of room.
• occupying guest name, with check in and check-out dates.
• current, colour coded status of each room.
• date sheets and linens were last changed.

Relaciones con los huéspedes

El módulo de relaciones con los huéspedes contiene un registro completo de todos los huéspedes del hotel, ya sea que se hayan alojado en el hotel o hayan utilizado las instalaciones del resort.
Hay un récord para cada huésped del hotel. Esto se puede utilizar como referencia y para garantizar un servicio de hospitalidad personalizado.
Junto con los detalles habituales de los invitados, se encuentran los bloques de entrada para Comentarios, Me gusta y No me gusta y una casilla de verificación de alerta.
Además, existen campos para los Números de Fidelización y un espacio para mostrar una fotografía del huésped para asegurar el reconocimiento por parte del personal de Recepción.
Además, hay botones de menú para abrir un formulario de información de contacto detallado y un formulario de datos demográficos, incluida la entrada para el cónyuge con fecha de nacimiento para recordatorios de cumpleaños.
Evite entradas duplicadas y correcciones con Copiar y Combinar.
Seleccione qué detalles de los huéspedes incluir y cuáles ignorar.
Export Guest es la herramienta poderosa para el marketing.
There are three fields, operators, and values to include or exclude in the total hotel guest list to define the search.
Hay casillas de verificación para seleccionar qué campos generar.
Y una función de exploración para asignar la carpeta de destino para la salida seleccionada.
Los complejos turísticos a menudo pueden desear emitir vales como parte de un sistema de recompensas, premios por funciones, etc.
The Vouchers feature controls the issuing, cancelling, and extending of vouchers.
El cuadro de información al final de cada línea de cupón se abre un cuadro que muestra los detalles, incluido cuándo se utilizó el cupón y quién lo utilizó.
Punto de venta (PoS)

los Puntos de venta El módulo es la columna vertebral de todos los paquetes Resort Manager. Está diseñado para su uso en restaurantes, bares, clubes nocturnos y tiendas, en cualquier lugar donde se realicen ventas en efectivo, crédito o cuenta. La barra de menú para el cliente PoS se puede ver arriba. Cuando se configura, el sistema Resort Manager puede realizar automáticamente la mayoría de los procesos comerciales repetitivos del día a día.
Este módulo altamente versátil reduce sustancialmente cualquier margen de error humano y cubre múltiples puntos de servicio. Es fácil de operar y funciona en cualquier idioma o moneda que se requiera.
Una empresa a menudo tiene varias estaciones y puntos de venta, por ejemplo, bares, restaurantes, spas, etc. y necesita definir qué productos puede vender cada una de las estaciones. Se configura un menú de grupo para cada estación, lo que garantiza que los productos correctos estén disponibles para la estación.
Las categorías se pueden agregar, eliminar o desactivar. La lista se puede pedir por conveniencia.
Se pueden agregar puntos de venta según sea necesario.
Mantenimiento de la lista de productos contiene una lista de todos los productos en el sistema de punto de venta, detallando: grupo de productos, descripción de la producción, costo y descuentos, impuestos y mucho más.
Agregue un nuevo producto e ingrese todos los detalles correspondientes para administrar la apariencia, posición, costos y controles de descuento de un nuevo producto. Estos ajustes determinan cómo el cajero verá y utilizará el producto en la pantalla Registro de cajero del punto de venta (PoS).
Se puede insertar una imagen del producto para que aparezca en la pantalla del terminal PoS.
La pestaña Inventario puede vincular al control de existencias, el precio unitario original, el porcentaje de margen, etc.
Utilice el Mantenimiento de la lista de productos para definir un producto y para administrar y controlar todos sus detalles.
PoS Terminals can be easily added or deleted, and each are allocated an individual name and assigned to an outlet.
Aquí se aplican la interfaz de usuario y la configuración administrativa para cada terminal.
También se establecen los importes de Fast Cash y los códigos de cuenta de entrada / salida.
Configure fácilmente los modificadores de artículos comúnmente disponibles para un pedido de cliente.
Particularmente útil cuando las opciones del menú ofrecen al cliente múltiples opciones para personalizar su pedido (construir su propio sándwich, pizza, etc.)
Asegúrese de que se incluya el costo adicional correcto, así como el servicio y los impuestos, si corresponde.
Hay muchas otras herramientas y funciones útiles integradas en el sistema PoS.
Kitchen messages allows the wait staff to add further explanatory text to the order. This would normally be done with handwritten notes which may easily be misunderstood. A clear order from the customer to the kitchen prevents time consuming mistakes and ensures customer satisfaction. Additional kitchen messages can be added to the system whenever required.
Configure la herramienta Horas para los descuentos en cenas de 'Happy Hours', 'Early Bird', etc.
Cierre el negocio al final del día de la tienda con un mínimo de complicaciones y papeleo con el Asistente para el final del día.
El asistente de finalización del día guiará al operador a través del proceso, asegurando que todas las facturas del día se hayan cerrado y que todas las terminales se hayan cerrado correctamente.
Reportando
Los informes diarios y retrospectivos detallados y precisos son esenciales para la gestión financiera y el avance de cualquier negocio. Resort Management gestiona y distribuye informes con la frecuencia necesaria. Los informes se pueden filtrar para un examen específico de los detalles. Todos los informes se pueden imprimir o distribuir adecuadamente a través de correos electrónicos autorizados.
Back Office

La opción Configuración de Back Office del módulo Finanzas es donde se crean, visualizan y editan las configuraciones financieras comerciales en todo el sistema Resort Manager.
An account is a unique record of each type of asset, liability, equity, revenue, and expense. The Chart of Accounts is the base of any accounting system and represents a complete listing of every account in the system. Chart of Accounts must be created before any transactions can be processed.
Se pueden agregar nuevas cuentas según sea necesario.
Las cuentas se pueden editar, eliminar o desactivar.

Esta área se utiliza para definir 'cuentas de control'. Hay ciertos códigos de cuenta extraídos del Plan de cuentas que tienen significados especiales y se utilizan para tareas específicas.
Service charge percentage can be set, and Account Codes set for: Accruals • Receivable and Payable Control • Service Charge • Guest Folio Accruals • Customer Discount • Vendor Discount • Hotel Room Charge • Hotel Deposit • Telephone Calls • Spa Tips Account
Hay una función adicional para agregar uno o más de los detalles de la cuenta bancaria del resort.
Budgets can be applied against any account but are most commonly applied against Income, Cost of Sales, and Expense accounts to monitor progress against expectations.
Seleccione cualquier cuenta del Plan de cuentas y abra un cuadro de diálogo Presupuestos para esa cuenta. Ingrese los presupuestos requeridos para el período de tiempo. Utilice la flecha Copiar presupuestos para completar rápidamente el formulario y ajustarlo según sea necesario en cualquier momento.
Finanzas: Libro mayor

La sección de Finanzas o Libro mayor del Resort Manager se basa en la contabilidad de doble entrada. Cuando se configura, el sistema de Finanzas define y administra automáticamente todas las transacciones comerciales. El sistema simplifica la entrada correcta de transacciones y reduce enormemente cualquier margen de error humano. Sirve como el sistema de contabilidad del hotel.
Todas las transacciones financieras del hotel para la empresa aparecerán en el Libro mayor para que el departamento de Finanzas las verifique y controle. El sistema genera automáticamente una serie de informes de gestión para que el departamento de finanzas los utilice en el análisis y la planificación detallados.
La entrada de transacciones es la base de todos los registros financieros ingresados en el sistema Resort Manager y contiene los detalles de todos los movimientos financieros entre cuentas.
When recording an accounting transaction, one account is debited, and another account is credited. In some cases, two accounts or more may receive the debit or credit. But the total amount of the debit must equal the total amount of the credit so that the balance is zero.
El sistema Resort Manager permite la creación de múltiples plantillas para facilitar las tareas diarias de entrada de transacciones del usuario final y reducir enormemente la posibilidad de errores humanos.
Many of the financial transactions entered can be automatically Posted by the system (if all the required information is correct, preset, and unblocked). If a transaction is not approved the system displays a message citing the reason for non-approval.
Seleccione cualquier entrada de transacción en el cuadro Aprobar transacción para abrir el formulario de transacción original y verlo o editarlo.
Multiple transactions can be approved simultaneously. Once a Transaction is approved it is posted and is added to the permanent ledger and cannot be deleted.
Utilice los tipos de cambio para establecer tipos de cambio a corto plazo que anulen los tipos predeterminados establecidos en los códigos de moneda. Los tipos se actualizan fácilmente de forma regular para reflejar los cambios en los tipos de cambio.
Un botón de un toque permite al usuario agregar rápidamente una nueva tasa de cambio, aplicando una nueva tasa y estipulando el rango de fecha efectiva para esta rata.
Todas las transacciones financieras se contabilizan dentro de un período financiero. Los períodos financieros se basan en meses y años a partir de la fecha de inicio del sistema (definida durante la instalación inicial).
El Asistente para cerrar el período financiero guía al usuario a través del proceso, asegurando que todas las transacciones para el período que se cerrará se hayan registrado y aprobado.
El asistente solicita al usuario que imprima informes financieros del Libro mayor: Resumen del balance de comprobación • Balance de comprobación completo • Variación del presupuesto • Registro de cuentas de caja • Resumen del diario
Una vez que se han impreso los informes necesarios, el período se bloquea para evitar más transacciones, y si este es el período final del año, los saldos de cierre se transfieren a los saldos de apertura del año siguiente.
Finanzas: cuentas por pagar y por cobrar
Las cuentas son el dinero pagado por una empresa: Cuentas por pagar (A / P) y el dinero pagado a una empresa: Cuentas por cobrar (A / R).
Customers and Vendors are entered into the system through a simple form. All contact details are recorded and are easily retrievable.
Los detalles se pueden editar, eliminar o (si ya se utilizan como parte de una transacción financiera) desactivar.
Los términos y condiciones aplicables se ingresan y se aplican automáticamente a todas las transacciones.
La última factura y pago se muestra en la pantalla, y el historial de transacciones completo está disponible a través del Historial de proveedores desde donde se puede acceder a las facturas y pagos originales.
Create, save, cancel, and post Accounts Payable Invoices for a vendor or service supplier and for Accounts Receivable Invoices for a customer.
Un formulario simple que calcula automáticamente el precio unitario.
Se pueden aplicar y convertir diferentes monedas usando la configuración de Período o Tasa fija.
El selector de facturas de deudores y deudores busca y recupera facturas basándose en una variedad de opciones de filtro.
An A/P Credit Note is typically used when a product is returned for a refund, when an invoice amount has been overstated, or in other circumstances where the vendor must return money to the business, or the business must return money to the customer (A/R Credit Note).
El sistema RM compensa el importe con las facturas pendientes que deben pagarse al proveedor o al cliente.
Las cuentas de ingresos correspondientes se abonan o se cargan al monto total de la nota de crédito.
Esta herramienta permite a la empresa crear y registrar cotizaciones para clientes potenciales. Las cotizaciones para proveedores se realizan a través del módulo de Compras.
Se registran los datos del cliente y las fechas de validez de la cotización.
Detallar y desglosar los costos de los productos y / o servicios
Se pueden seleccionar métodos de pago y opciones de moneda.
Una vez que el cliente ha aceptado la cotización, se puede crear automáticamente una factura desde la pantalla de cotización.
Control de Inventario: Stock
Los artículos en stock contienen todos los materiales y productos (perecederos y no perecederos) comprados por una empresa y llevados a la tienda para guardarlos hasta que se requieran.
Existe una implicación financiera para el control y la gestión de todos los elementos de existencias como costos y activos. Para que una empresa funcione de manera eficiente, el control de existencias debe administrarse y monitorearse cuidadosamente. El módulo de existencias Resort Manager automatiza gran parte del trabajo de control de existencias para mantener un control de existencias preciso.
Antes de realizar cualquier compra, se debe crear una tarjeta de registro de existencias para el artículo. La importancia del control de inventario en los hoteles es para fines de seguimiento. También se puede utilizar en Recetas de punto de venta para calcular el costo de los productos vendidos.
* Hay una función adicional disponible para cuando se realiza una 'Compra directa', por ejemplo, alguien va directamente a una tienda para comprar algo para uso inmediato.
The Standard Recipes tool is used to create ‘bulk’ recipes for soups, sauces, etc. which are then be sold as they are or used in other recipes. These recipes are made up in bulk and then stored in portions so that they are quickly available for use in other recipes.
Primero se debe crear un código de stock para una receta estándar para registrar la cantidad y el costo del producto terminado.
A medida que se reciben y registran las entregas de ingredientes ordenadas, el sistema actualiza automáticamente los precios de todas las recetas y entradas que contienen los artículos recibidos. El precio de costo de cualquier receta se puede ver y utilizar en los informes de recetas.
Once an order for stock items has been delivered or collected, details are recorded, and the stock levels adjusted.
Además, si se ha solicitado un servicio, la Recepción del pedido también es donde se ingresará un registro de este servicio completado, por ejemplo, servicio de aire acondicionado.
The Issue tool is used to manually issue stock. This is used for any stock item that is not going through the Point of Sales system but is nevertheless being used, e.g., items used in a buffet breakfast, housekeeping when stocking trolleys with mini shampoo to replenish guest bathrooms etc.
Todos los artículos en existencia deben tener una unidad de compra y unidades de emisión. Las opciones que se pueden seleccionar en el formulario de Registro de existencias se definen aquí.
Within the Stock module there are several standard lists that values can be chosen from. In stock inventory for example, there may be two: Market List and Stock Category.
Por lo general, todos los artículos en stock se auditan de forma periódica. El sistema RM proporciona una herramienta de auditoría personalizable para acelerar el proceso y garantizar que se incluyan todos los artículos de stock necesarios.
The Auditor Selector allows individual stock items and product categories to be filtered and selected for audit and prints ‘blind’ audit forms, i.e. the person performing the audit knows what items to count but does not know how many items the system expects to be in stock.
Completed audit results are fed back into the system and any discrepancies can then be handled by categorising into appropriate causes, e.g., spoilage etc.
Control de inventario: compras
Compras se refiere al proceso comercial de adquirir bienes o servicios para lograr los objetivos del negocio.
El modelo comercial normal para comprar bienes y servicios se inicia mediante la creación de una Solicitud de compra. Una vez que se aprueba la solicitud de compra, se puede crear una orden de compra que luego se someterá a un proceso de aprobación adicional. Todo este proceso se gestiona a través del sistema Resort Manager.
Está disponible un proceso simplificado adicional para la compra de productos perecederos y de rápido movimiento de uso diario por parte de los Departamentos de Alimentos y Bebidas, a través del proceso de Lista de Mercado.
Y para los casos en que un miembro del personal necesita ir directamente a una tienda para comprar algún artículo, se puede utilizar el proceso de Compra Directa.
Las solicitudes de compra son un proceso interno mediante el cual un miembro del personal relevante envía una solicitud de compra para comprar bienes o servicios a la alta gerencia o al Departamento de Compras para su aprobación. Este es el inicio del proceso de compra.
El proceso de compra de aprobación se puede monitorear fácilmente con botones de aprobación de semáforo.
Al igual que con muchos formularios de RM, hay un área de comentarios útil para realizar cualquier nota relevante sobre la compra requerida.
Las órdenes de compra son fáciles de completar con seis niveles de estado: En espera de aprobación, Rechazado, Aprobado, Cancelado, Emitido y Cerrado.
Las etapas de aprobación se autorizan ingresando números PIN para medidas de seguridad.
Many form fields are auto filled by the system.
Las Órdenes de Compra cumplen con todas las Reglas y Niveles de Compra preestablecidos.
Currency and Exchange Rate options are available. Applicable tax is added, last recorded item price is shown, and all order balance calculations are system generated to ensure accuracy.
All new user accounts for the system are allocated a security level which sets the level at which they are authorised to approve a purchase if job appropriate. Which Levels are required to authorise POs of varying values are defined in Purchasing Levels.
Reglas de compras es donde se establecen las reglas del proceso de compras. No hay límite para la cantidad de reglas que se pueden establecer.
Se establece un valor de compra máximo para que los gerentes de departamento puedan autorizar compras menos costosas para satisfacer las necesidades departamentales regulares. A medida que aumenta el valor de compra de bienes y servicios, se requiere una autorización superior.
Se puede establecer el número de cotizaciones para una solicitud de compra costosa. La solicitud de compra también se puede seleccionar para incluir la autorización de Control de costos para garantizar que la compra sea necesaria y que no esté en stock en algún lugar, y que haya fondos disponibles para la compra.
Once the Purchasing Rules are set the system will prompt for the assigned approvals and quotes on all Purchase Orders.
Se requiere un proceso más rápido y simplificado de lo normal para que los Departamentos de Alimentos y Bebidas hagan pedidos y reciban productos perecederos y de rápido movimiento a diario o con la frecuencia que se requiera. Se utiliza una lista de mercado completada diariamente para este propósito específico.
Los artículos perecederos y de rápido movimiento que son elegibles para ser utilizados en una lista de mercado se configuran en el módulo de existencias del Resort Manager.
La Lista de mercado impresa crea una lista de compras impresa e imprimible basada en las categorías de mercado.
A menudo hay ocasiones en las que se requiere la compra inmediata y directa de un artículo comercial. Alguien va directamente a una tienda a comprar un artículo en existencia para su uso inmediato; no es práctico ni oportuno pasar por el proceso de compra habitual.
Se realiza un registro de la compra en el sistema a través de Compras: Compra Directa y los gastos de uso del producto se cargan directamente al departamento en cuestión. Los artículos comprados no se rastrean a través del módulo Stock.