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Gerente de punto de ventas
El sistema Point of Sales Manager tiene todas las características de PoS Lite para gestionar pedidos y pagos de establecimientos hoteleros. También incluye el módulo Back Office totalmente integrado, los módulos Control de inventario y Finanzas. El módulo de Informes del Gerente de Punto de Ventas ahora funciona en todas las funciones adicionales disponibles en el módulo Gerente de Punto de Ventas.
Soluciones
Puntos de venta
Back Office
Finanzas (Libro mayor • Cuentas por pagar y por cobrar)
Control de Inventario (Stock • Compras)
Reportando
El sistema modular Point of Sales Manager es la solución ideal y poderosa para restaurantes, cafés, tiendas y hoteles pequeños y medianos.
La seguridad es una prioridad alta y hay tres tipos de cuentas disponibles dentro del Gerente de Punto de Ventas que controlan diferentes niveles de acceso al sistema, y todos requieren nombres de usuario y contraseñas individuales. En conjunto, esto significa que solo el personal autorizado puede tener acceso a los módulos de PoS apropiados, lo que garantiza registros precisos de todos los saldos de turnos, ventas y clientes.
Procese pedidos y ventas más rápido
Reduce el margen de error humano ya que la pantalla de un solo toque simplifica los pedidos y las ventas para el personal. No importa lo ocupado que esté el enchufe. En otras palabras, los niveles de satisfacción del cliente aumentan con la eficiencia de su servicio.
Mantenga un registro preciso de todas las facturas
Todas las facturas se ingresan automáticamente en el sistema PoS. Además, los reembolsos son manejados por el sistema y los motivos se registran claramente. Realice un seguimiento de las ventas y el gasto de los clientes, en caso de que desee reconocer y recompensar a sus mejores y más leales clientes.
Gestionar precios y descuentos
Los costos del producto están preestablecidos y se pueden cambiar cuando sea necesario, no se preocupe si el personal ocupado se olvida de descuentos o aumentos. Además, también podemos gestionar descuentos por volumen, por ejemplo, compre dos y obtenga uno gratis en Happy Hour, con varios precios establecidos para cada artículo.
Controle una variedad de métodos de pago y reduzca el papeleo
PoS identifica cada método de pago y solicita el protocolo apropiado requerido. El cambio se calcula automáticamente reduciendo enormemente los errores, malentendidos y quejas.
Identificar los artículos más vendidos
Promocione los artículos de su producto basándose en exhibiciones precisas de los más vendidos. Adapte sus menús a las demandas de sus clientes. Además, mantenga un historial de ventas para ayudar a ajustar sus decisiones de compra a las tendencias de compra estacionales.
Comunicarse y controlar
Envíe mensajes claros a la cocina sobre las preferencias y necesidades del cliente. Vea los diseños de las tablas emergentes de cada punto de venta para identificar a los clientes que requieren atención especial. Por último, especifique las facturas que requieren los nombres de los huéspedes.
Balancear la caja registradora
Elimine el dolor de cabeza de equilibrar la caja registradora. El asistente de 'Fin del día' Resort Manager acorta la jornada laboral y guía al operador a través del proceso asegurando que todas las facturas se hayan cerrado.
Administrar inventario
Una vez que se ingresa una venta, el sistema PoS actualiza automáticamente el inventario y los registros de cuentas por cobrar.
Punto de venta (PoS)
El módulo PoS es la columna vertebral de todos los paquetes Resort Manager. Está diseñado para su uso en restaurantes, bares, clubes nocturnos y tiendas, en cualquier lugar donde se realicen ventas en efectivo, crédito o cuenta. La barra de menú para el cliente PoS se puede ver arriba. Cuando se configura, la mayoría de los procesos comerciales repetitivos del día a día pueden ser realizados automáticamente por el sistema de Gerente de Punto de Ventas.
Además, este módulo altamente versátil reduce sustancialmente cualquier margen de error humano. También cubre múltiples puntos de servicio. Es fácil de operar y funciona en cualquier idioma o moneda que se requiera. Estos son solo algunos de los muchos beneficios de tener un sistema POS de hotel.
Una empresa a menudo tiene varias estaciones y puntos de venta, por ejemplo, bares, restaurantes, spas, etc. y necesita definir qué productos puede vender cada una de las estaciones. Se configura un menú de grupo para cada estación, lo que garantiza que los productos correctos estén disponibles para la estación.
Las categorías se pueden agregar, eliminar o desactivar. Además, la lista se puede pedir por conveniencia.
Además, se pueden agregar puntos de venta según sea necesario.
Mantenimiento de la lista de productos contiene una lista de todos los productos en el sistema de punto de venta, detallando: grupo de productos, descripción de la producción, costo y descuentos, impuestos y mucho más.
Agregue un nuevo producto e ingrese todos los detalles correspondientes para administrar la apariencia, posición, costos y controles de descuento de un nuevo producto. Estos ajustes determinan cómo el cajero verá y utilizará el producto en la pantalla Registro de cajero del punto de venta (PoS).
Se puede insertar una imagen del producto para que aparezca en la pantalla del terminal PoS.
La pestaña Inventario puede vincular al control de existencias, el precio unitario original, el porcentaje de margen, etc.
Utilice el Mantenimiento de la lista de productos para definir un producto y para administrar y controlar todos sus detalles.
Los terminales PoS se pueden agregar o eliminar fácilmente y a cada uno se le asigna un nombre individual y se le asigna una salida.
Aquí se aplican la interfaz de usuario y la configuración administrativa para cada terminal.
También se establecen los importes de Fast Cash y los códigos de cuenta de entrada / salida.
Configure fácilmente los modificadores de artículos comúnmente disponibles para un pedido de cliente.
Particularmente útil cuando las opciones del menú ofrecen al cliente múltiples opciones para personalizar su pedido (construir su propio sándwich, pizza, etc.)
Asegúrese de que se incluya el costo adicional correcto, así como el servicio y los impuestos, si corresponde.
Hay muchas otras herramientas y funciones útiles integradas en el sistema PoS.
Los mensajes de cocina permiten al personal de servicio agregar más texto explicativo al pedido. Esto normalmente se haría con notas escritas a mano que pueden malinterpretarse fácilmente. Un pedido claro del cliente a la cocina evita errores que consumen mucho tiempo y garantiza la satisfacción del cliente. Se pueden agregar mensajes de cocina adicionales al sistema cuando sea necesario.
Configure la herramienta Horas para los descuentos en cenas de 'Happy Hours', 'Early Bird', etc.
Cierre el negocio al final del día de la tienda con un mínimo de complicaciones y papeleo con el Asistente para el final del día.
El asistente de finalización del día guiará al operador a través del proceso, asegurando que todas las facturas del día se hayan cerrado y que todas las terminales se hayan cerrado correctamente.
Back Office
La opción Configuración de Back Office en el Gerente de Punto de Ventas del módulo Finanzas es donde se crean, visualizan y editan las configuraciones financieras comerciales en todo el sistema Resort Manager.
Una cuenta es un registro único de cada tipo de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. El plan de cuentas es la base de cualquier sistema de contabilidad y representa una lista completa de todas las cuentas del sistema. En particular, se debe crear un plan de cuentas antes de que se pueda procesar cualquier transacción.
Se pueden agregar nuevas cuentas según sea necesario.
Por último, las cuentas se pueden editar, eliminar o desactivar.
Las definiciones de diario son una plantilla de un conjunto predeterminado de cuentas para usar al ingresar transacciones. Se crea una serie de plantillas para permitir que las transacciones regulares se procesen con errores mínimos de entrada de datos.
Muchas transacciones ingresadas manualmente en el sistema son idénticas y solo cambian la fecha y los montos. Estas Definiciones de diario predefinirán los códigos de cuenta, indicaciones de línea, débito / créditos, etc. para evitar tener que seleccionarlos cada vez que se ingresa un tipo de transacción en particular.
Esta área se utiliza para definir 'cuentas de control'. Hay ciertos códigos de cuenta extraídos del Plan de cuentas que tienen significados especiales y se utilizan para tareas específicas.
El porcentaje de cargo por servicio se puede configurar y los códigos de cuenta para: Devengos • Control de cuentas por cobrar y por pagar • Cargo por servicio • Devengos de folio de invitados • Descuento para clientes • Descuento para proveedores • Cargo por habitación de hotel • Depósito del hotel • Llamadas telefónicas • Cuenta de consejos de spa
Hay una función adicional para agregar uno o más de los detalles de la cuenta bancaria del resort.
Los presupuestos se pueden aplicar a cualquier cuenta, pero más comúnmente se aplican a las cuentas de Ingresos, Costo de Ventas y Gastos para monitorear el progreso contra las expectativas.
Seleccione cualquier cuenta del Plan de cuentas y abra un cuadro de diálogo Presupuestos para esa cuenta. Ingrese los presupuestos requeridos para el período de tiempo. Utilice la flecha Copiar presupuestos para completar rápidamente el formulario y ajustarlo según sea necesario en cualquier momento.
Finanzas: Libro mayor
La sección de Finanzas o Libro mayor del Gerente de punto de ventas se basa en la contabilidad de doble entrada. Cuando se configura, el sistema de Finanzas define y administra automáticamente todas las transacciones comerciales. El sistema simplifica la entrada correcta de transacciones y reduce enormemente cualquier margen de error humano.
Todas las transacciones financieras de la empresa aparecerán en el Libro mayor para que el departamento de Finanzas las verifique y controle. En conclusión, el sistema genera automáticamente una serie de informes de gestión para que el departamento de finanzas los utilice en el análisis y la planificación detallados.
La entrada de transacciones es la base de todos los registros financieros ingresados en el sistema Resort Manager y contiene los detalles de todos los movimientos financieros entre cuentas.
Al registrar una transacción contable, se carga una cuenta y se acredita otra cuenta. En algunos casos, dos cuentas o más pueden recibir el débito o crédito. Sin embargo, el monto total del débito debe ser igual al monto total del crédito para que el saldo sea 0.
El sistema Resort Manager permite la creación de múltiples plantillas para facilitar las tareas diarias de entrada de transacciones del usuario final y reducir enormemente la posibilidad de errores humanos.
Muchas de las transacciones financieras ingresadas pueden ser registradas automáticamente por el sistema (si toda la información requerida es correcta, preestablecida y desbloqueada). Si una transacción no se aprueba, el sistema muestra un mensaje que indica el motivo de la no aprobación.
Seleccione cualquier entrada de transacción en el cuadro Aprobar transacción para abrir el formulario de transacción original y verlo o editarlo.
Se pueden aprobar varias transacciones simultáneamente. Una vez que se aprueba una transacción, se registra y se agrega al libro mayor permanente y no se puede eliminar.
Utilice los tipos de cambio para establecer tipos de cambio a corto plazo que anulen los tipos predeterminados establecidos en los códigos de moneda. Los tipos se actualizan fácilmente de forma regular para reflejar los cambios en los tipos de cambio.
Un botón de un toque permite al usuario agregar rápidamente una nueva tasa de cambio, aplicando una nueva tasa y estipulando el rango de fecha efectiva para esta rata.
Todas las transacciones financieras se contabilizan dentro de un período financiero. Los períodos financieros se basan en meses y años a partir de la fecha de inicio del sistema (definida durante la instalación inicial).
El Asistente para cerrar el período financiero guía al usuario a través del proceso, asegurando que todas las transacciones para el período que se cerrará se hayan registrado y aprobado.
El asistente solicita al usuario que imprima informes financieros del Libro mayor: Resumen del balance de comprobación • Balance de comprobación completo • Variación del presupuesto • Registro de cuentas de caja • Resumen del diario
Una vez que se han impreso los informes necesarios, el período se bloquea para evitar más transacciones, y si este es el período final del año, los saldos de cierre se transfieren a los saldos de apertura del año siguiente.
Finanzas: cuentas por pagar y por cobrar
Las cuentas son el dinero pagado por una empresa: Cuentas por pagar (A / P) y el dinero pagado a una empresa: Cuentas por cobrar (A / R).
Los clientes y proveedores se ingresan al sistema a través de un formulario simple. Todos los datos de contacto se registran y se pueden recuperar fácilmente.
Además, los detalles se pueden editar, eliminar o (si ya se utilizan como parte de una transacción financiera) desactivar.
Los términos y condiciones aplicables se ingresan y se aplican automáticamente a todas las transacciones.
Además, la última factura y pago se muestra en la pantalla, y todo el historial de transacciones está disponible a través del Historial de proveedores, donde se puede acceder a las facturas y pagos originales.
Cree, guarde, cancele y registre facturas de cuentas por pagar para un proveedor o proveedor de servicios y para facturas de cuentas por cobrar para un cliente.
Un formulario simple que calcula automáticamente el precio unitario.
Se pueden aplicar y convertir diferentes monedas usando la configuración de Período o Tasa fija.
El selector de facturas de deudores y deudores busca y recupera facturas basándose en una variedad de opciones de filtro.
Una nota de crédito de A / P se usa generalmente cuando un producto se devuelve para un reembolso, cuando el monto de una factura se ha exagerado o en otras circunstancias en las que el proveedor debe devolver dinero a la empresa o la empresa debe devolver dinero al cliente (A / R Nota de crédito).
El sistema RM compensa el importe con las facturas pendientes que deben pagarse al proveedor o al cliente.
Las cuentas de ingresos correspondientes se abonan o se cargan al monto total de la nota de crédito.
Esta herramienta permite a la empresa crear y registrar cotizaciones para clientes potenciales. Las cotizaciones para proveedores se realizan a través del módulo de Compras.
Se registran los datos del cliente y las fechas de validez de la cotización.
Detallar y desglosar los costos de los productos y / o servicios
Se pueden seleccionar métodos de pago y opciones de moneda.
Una vez que el cliente ha aceptado la cotización, se puede crear automáticamente una factura desde la pantalla de cotización.
Control de Inventario: Stock
En el Gerente de Punto de Ventas, los Artículos en existencia contienen todos los materiales y productos (perecederos y no perecederos) comprados por una empresa y llevados a la tienda para guardarlos hasta que se requieran.
Existe una implicación financiera para el control y la gestión de todos los elementos de existencias como costos y activos. Para que una empresa funcione de manera eficiente, el control de existencias debe administrarse y monitorearse cuidadosamente. Además, el módulo de existencias Resort Manager automatiza gran parte del trabajo de control de existencias para mantener un control de existencias preciso.
Antes de realizar cualquier compra, se debe crear una tarjeta de registro de existencias para el artículo. En conclusión, esto es para fines de seguimiento y también se puede utilizar en Recetas de punto de venta para calcular el costo de los productos vendidos.
* Hay una función adicional disponible para cuando se realiza una 'Compra directa', por ejemplo, alguien va directamente a una tienda para comprar algo para uso inmediato
La herramienta Recetas estándar se utiliza para crear recetas "a granel" para sopas, salsas, etc., que luego se venden como están o se usan en otras recetas. En primer lugar, estas recetas se preparan a granel y luego se almacenan en porciones para que estén rápidamente disponibles para su uso en otras recetas.
En segundo lugar, primero se debe crear un código de stock para una receta estándar para registrar la cantidad y el costo del producto terminado.
A medida que se reciben y registran las entregas de ingredientes ordenadas, el sistema actualiza automáticamente los precios de todas las recetas y entradas que contienen los artículos recibidos. Por último, el precio de coste de cualquier receta se puede ver y utilizar en los informes de recetas.
Una vez que se ha entregado o recogido un pedido de artículos en stock, se registran los detalles y se ajustan los niveles de stock.
Además, si se ha solicitado un servicio, la Recepción del pedido también es donde se ingresará un registro de este servicio completado, por ejemplo, servicio de aire acondicionado.
La herramienta de emisión se utiliza para emitir acciones manualmente. Esto se utiliza para cualquier artículo de stock que no esté pasando por el sistema de punto de venta pero que, sin embargo, se esté utilizando, por ejemplo, artículos utilizados en un desayuno buffet, limpieza cuando se abastecen carritos con mini champú para reponer los baños de los huéspedes, etc.
Todos los artículos en existencia deben tener una unidad de compra y unidades de emisión. Las opciones que se pueden seleccionar en el formulario de Registro de existencias se definen aquí.
Dentro del módulo Stock hay una serie de listas estándar entre las que se pueden elegir valores. En el inventario de existencias, por ejemplo, puede haber dos: Lista de mercado y Categoría de existencias.
Por lo general, todos los artículos en stock se auditan de forma periódica. El sistema RM proporciona una herramienta de auditoría personalizable para acelerar el proceso y garantizar que se incluyan todos los artículos de stock necesarios.
El selector de auditor permite filtrar y seleccionar artículos de existencias individuales y categorías de productos para la auditoría e imprime formularios de auditoría 'ciegos', es decir, la persona que realiza la auditoría sabe qué artículos contar, pero no sabe en cuántos artículos el sistema espera estar valores.
Los resultados de la auditoría completados se retroalimentan en el sistema y cualquier discrepancia se puede manejar clasificando las causas apropiadas, por ejemplo, deterioro, etc.
Control de inventario: compras
Compras se refiere al proceso comercial de adquirir bienes o servicios para lograr los objetivos del negocio.
En Point of Sales Manager, el modelo comercial normal para la compra de bienes y servicios se inicia mediante la creación de una Solicitud de compra. Una vez que se aprueba la solicitud de compra, se puede crear una orden de compra que luego se someterá a un proceso de aprobación adicional. Además, todo este proceso se gestiona a través del sistema Resort Manager.
Además, se encuentra disponible un proceso simplificado adicional para la compra de productos perecederos y de rápido movimiento de uso diario por parte de los Departamentos de A&B, a través del proceso Market List.
Además, para los casos en que un miembro del personal necesita ir directamente a una tienda para comprar algún artículo, se puede utilizar el proceso de Compra Directa.
Las solicitudes de compra son un proceso interno mediante el cual un miembro del personal relevante envía una solicitud de compra para comprar bienes o servicios a la alta gerencia o al Departamento de Compras para su aprobación. Este es el inicio del proceso de compra.
Además, el proceso de compra de aprobación se puede monitorear fácilmente con botones de aprobación de semáforo.
Al igual que con muchos formularios de RM, hay un área de comentarios útil para realizar cualquier nota relevante sobre la compra requerida.
Las órdenes de compra son fáciles de completar con seis niveles de estado: En espera de aprobación, Rechazado, Aprobado, Cancelado, Emitido y Cerrado.
Las etapas de aprobación se autorizan ingresando números PIN para medidas de seguridad.
El sistema llena automáticamente muchos campos de formulario.
Las Órdenes de Compra cumplen con todas las Reglas y Niveles de Compra preestablecidos.
Las opciones de moneda y tipo de cambio están disponibles. Se agrega el impuesto aplicable, se muestra el precio del último artículo registrado y todos los cálculos del saldo de la orden se generan por el sistema para garantizar la precisión.
A todas las cuentas de usuario nuevas para el sistema se les asigna un nivel de seguridad que establece el nivel en el que están autorizados para aprobar una compra, si el trabajo es apropiado. Los Niveles que se requieren para autorizar órdenes de compra de diferentes valores se definen en Niveles de compras.
Reglas de compras es donde se establecen las reglas del proceso de compras. No hay límite para la cantidad de reglas que se pueden establecer.
Se establece un valor de compra máximo para que los gerentes de departamento puedan autorizar compras menos costosas para satisfacer las necesidades departamentales regulares. A medida que aumenta el valor de compra de bienes y servicios, se requiere una autorización superior.
Se puede establecer el número de cotizaciones para una solicitud de compra costosa. La solicitud de compra también se puede seleccionar para incluir la autorización de Control de costos para garantizar que la compra sea necesaria y que no esté en stock en algún lugar, y que haya fondos disponibles para la compra.
Una vez que se establezcan las reglas de compras, el sistema solicitará las aprobaciones y cotizaciones asignadas para todas las órdenes de compra.
Se requiere un proceso más rápido y simplificado de lo normal para que los Departamentos de Alimentos y Bebidas hagan pedidos y reciban productos perecederos y de rápido movimiento a diario o con la frecuencia que se requiera. Se utiliza una lista de mercado completada diariamente para este propósito específico.
Los artículos perecederos y de rápido movimiento que son elegibles para ser utilizados en una lista de mercado se configuran en el módulo de existencias del Resort Manager.
La Lista de mercado impresa crea una lista de compras impresa e imprimible basada en las categorías de mercado.
A menudo hay ocasiones en las que se requiere la compra inmediata y directa de un artículo comercial. Alguien va directamente a una tienda a comprar un artículo en existencia para su uso inmediato; no es práctico ni oportuno pasar por el proceso de compra habitual.
Se realiza un registro de la compra en el sistema a través de Compras: Compra Directa y los gastos de uso del producto se cargan directamente al departamento en cuestión. Los artículos comprados no se rastrean a través del módulo Stock.
Reportando
Los informes diarios y retrospectivos detallados y precisos son esenciales para la gestión financiera y el avance de cualquier negocio. Además, Point of Sales Manager gestiona y distribuye informes con la frecuencia necesaria. Los informes se pueden filtrar para un examen específico de los detalles. En total, todos los informes se pueden imprimir o distribuir de forma adecuada a través de correos electrónicos autorizados.
Los informes estándar disponibles para el módulo PoS son:
Resumen de ventas • Facturas abiertas • Todas las facturas producidas • Detalle de facturas • Informe de ventas de productos • Rentabilidad • Informe de análisis de efectivo por turnos • Informe de análisis de productos • Verificación de expedientes por folio • Informe de verificación de expedientes • Ventas por clasificación • Transacción de ventas por cuenta • Transacciones de ventas por terminal / Usuario • Resumen de pago por turno • Informe de lista de productos • Estado del cupón • Lista de anulaciones • Resumen de entretenimiento / oficina • Descuentos en facturas • Resumen de sesión de punto de venta • Tarjeta de recetas de PoS • Ventas de PoS con modificadores • Resumen de ventas por horas de PoS
Los informes estándar disponibles para la sección Libro mayor del módulo Finanzas son:
Resumen del balance de comprobación • Balance de comprobación completo • Variación del presupuesto • Lista de presupuesto • Extracto del libro mayor • Registro de la cuenta de efectivo • Resumen del diario • Informe detallado del diario • Tasas de cambio (historial) • Tasas de cambio (actual) • Plan de cuentas • Definiciones del diario • Balance general • Pérdidas y ganancias • Pérdidas y ganancias por departamento • Resumen de impuestos de compras • Resumen de impuestos de la oficina principal • Resumen de impuestos de PoS
Los informes estándar disponibles para la sección Cuentas por pagar del módulo Finanzas son:
Pagos • Calendario de pagos • Lista de proveedores • Cuentas por pagar con antigüedad por proveedor • Cuentas por pagar con antigüedad por vencimiento
Los informes estándar disponibles para la sección Cuentas por cobrar del módulo Finanzas son:
Estado de cuenta • Pagos • Lista de clientes • Cuentas por cobrar envejecidas por cliente • Cuentas por cobrar envejecidas por vencimiento
Los informes estándar disponibles para la sección Stock del módulo Control de inventario son:
Informe de valoración de stock (LIFO) • Informe de valoración de stock (FIFO) • Informe de valoración de stock (promedio) • Resumen de stock • Informe del libro diario • Movimientos de stock • Informe de pedido sugerido • Informe de artículos de movimiento lento • Informe de artículos en el pedido • Tarjeta de recetas estándar • Stock Proveedores • Lista de proveedores • Lista de códigos de existencias • Informe periódico de existencias
Los informes estándar disponibles para la sección Compras del módulo Control de inventario son:
Solicitud de compra / Resumen de pedido • Resumen de pedido de compra • Informe de pedidos pendientes